+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящие документы

Уже зарегистрированы? Тогда авторизуйтесь. Многие крупные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью обрабатывать огромные потоки входящих документов, большая часть из которых поступает по электронной почте и требует обязательной регистрации и регламентированного движения документа внутри организации. В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail. Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются за исключением конвертов с пометкой "Лично" и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается например, если на нем есть пометка "Лично" , отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Мы рекомендуем следующую форму. Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря г.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Что регистрируем? На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: - наименование организации; - очередной порядковый номер; - дату поступления. N 26 от 13 марта г. Вх Москва Предложение по аренде складских помещений Подготовить проект договора О.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: - подписания для документов, не подлежащих утверждению ; - утверждения для документов, подлежащих утверждению ; - заседания или принятия решения для протоколов ; - события для актов. Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Комиссарова Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e.

Популярное сегодня. Новые темы форума. Ипотечный вычет Срочный трудовой договор Судимость и прохождение hr Пособие до 1,5 лет работнице из Киргизии Заказ услуги - оценка персонала.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации​, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения. Как правильно зарегистрировать входящий документ, расскажем в статье. В любую организацию поступает самая разнообразная входящая корреспонденция. Такие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:.

Как регистрировать входящие и исходящие документы и корреспонденцию

Пройдите регистрацию и читайте материал бесплатно. Регистрация займет 1 минуту. Чтобы скачать этот файл, и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту :. Чтобы скачать книгу необходимо пройти регистрацию.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей.

Работа с входящими документами

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи. Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. В каждой организации он может быть построен по-разному.

Регистрация входящих документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату?

По общим правилам регистрация корреспонденции проводится в день ее поступления (убытия) в канцелярию. Так как некоторые.

Журнал регистрации входящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. irsilti

    Спасибо коротко и понятно

  2. pieriotrilad

    Спасибо за разъяснения. Получается, что обычный гражданин абсолютно беззащитен перед следователями, дознавателями, прокурорами и судьями. А как с законом, что следователи, даже пальцем не имеют права дотронутся до человека, пока суд не объявил его виновным. Полицейские при задержании должны подойти и представится, а не прыгать из засады, с кулаками на человека при задержании. Если они не представились, пусть даже они и в форме, то это расценивается как нападение и личность имеет полное право защищаться всеми доступными методами.